第一章  总则

        第一条  为规范会议职能和程序，提高办会质量和工作效率，根据本会章程和管理工作需要，特制定本制度。

        第二条  本会正式会议为四类，即理事会会议、理事长办公会议、秘书长办公会议和各种专题会议。根据工作需要可不定期召开全体员工大会、理事长、副理事长、秘书长、副秘书长碰头会和各部门内部会议等非正式会议。

第二章  理事会会议

        第三条 理事会会议研究决定本会建设和发展的重要事项，其主要职能是：

        （一）制定、修改基金会章程；

        （二）选举、罢免理事长、副理事长、秘书长；

        （三）决定重大业务活动的计划，包括资金的募集、管理和使用计划；

        （四）审定年度收支预算及决算；

        （五）审定基金会的重要管理制度；

        （六）决定设立办事机构、分支机构、代表机构；

        （七）听取、审议理事长的工作报告，监督理事长、秘书长的工作；

        （八）决定基金会的分立、合并或终止；

        （九）决定其他重大事项。

        第四条 理事会会议由全体理事成员组成，会议由理事长负责召集和主持。理事会会议每年至少召开两次。召开理事会会议，需提前5天通知全体理事和监事。

        第五条 理事会会议由理事本人出席，理事因故不能出席可委托代理人出席，但本人在一个自然年度内应至少参加一次理事会。理事委托代理人出席理事会会议，应出具委托 书，委托书中应载明授权范围。理事会会议也可采用电话、视频、电子邮件等通讯方式进行。理事可通过授权委托或通讯方式行使其表决权。

        第六条 理事会会议的记录、纪要由办公室指定专人负责，会议纪要由出席会议的理事审阅并签名，由理事长签发。会议纪要主送全体理事、监事及本会各办事机构和代表 处，可抄报国土资源部相关部门，抄送其他与会议事项密切相关的合作单位；会议纪要必须抄备一份予办公室存档，保管期限为长期。

第三章  理事长办公会议

        第七条 理事长办公会议由理事长、副理事长、秘书长组成，可根据工作需要由理事长确定相关人员列席会议。

        第八条 会议由理事长召集和主持，由秘书长向理事长报告工作情况。

        第九条 理事长办公会议原则上每月召开一次，也可根据工作需要由理事长决定增加或减少召开次数。

        第十条 理事长办公会议的主要职能是：

        （一）研究理事长提名的副理事长、秘书长人选，报理事会审议通过；

        （二）研究决定由秘书长提名的副秘书长及各机构主要负责人的任免，报理事会审定；

        （三）审定基金会各项规章制度，其中财务管理制度、会议制度、项目管理办法、代表处管理办法等重要制度报理事会审议通过；

        （四）研究决定由秘书长办公会提议的内部办事机构及工作岗位的设置；

        （五）研究决定由秘书长办公会或专题会提议的募捐、投资活动，重大募捐、投资活动报理事会审议决定；

        （六）研究审议由秘书长办公会提交的重要文件、年度工作总结、工作计划和财务预决算；

        （七）检查理事会决议和相关工作的落实情况；

        （八）研究部署本会阶段性和重要的工作。

        第十一条 理事长办公会议的记录、纪要由办公室指定专人负责。会议纪要由理事长签发。会议纪要的主送对象为会议议定事项的执行部门责任人；抄送对象为本会副秘书长以上领导人、会议议定事项的配合部门负责人；会议纪要必须抄备一份予办公室存档，保管期限为长期。

第四章  秘书长办公会议

        第十二条 秘书长办公会议由秘书长、副秘书长和部门负责人组成，可根据工作需要由秘书长确定相关人员列席会议。

        第十三条 会议由秘书长召集和主持，由各部门负责人报告工作情况。

        第十四条 秘书长办公会议原则上每月召开一次，也可根据需要由秘书长决定增加或减少召开次数。

        第十五条 秘书长办公会议的主要职能是：

        （一）研究落实理事会和理事长办公会的各项决议；

        （二）研究提出副秘书长及各机构主要负责人的任免及各机构工作人员的聘用、解聘；

        （三）研究编制或修订本会各项管理制度，报理事长办公会审定；

        （四）研究内部办事机构及工作岗位的设置，报理事长办公会审定；

        （五）研究编制本会重要文件、年度工作总结、工作计划及财务预决算，报理事长办公会审定；

        （六）研究编制基金保值、增值的经营计划和投资方案，报理事长办公会审定；

        （七）组织公益项目的立项、论证、筹募资金和项目执行等工作，报理事长办公会审定；

        （八）布置、协调本会各项日常工作；

        （九）编制理事会、理事长办公会方案，统筹组织落实。

        第十六条 秘书长办公会议的组织、记录、纪要由办公室指定专人负责。会议纪要由秘书长签发。会议纪要的主送对象为本会领导人，会议议定事项的执行部门、责任人；抄送对象为会议议定事项的配合部门责任人；会议纪要必须抄备一份予办公室存档，保管期限为长期。

第五章  专题会议

        第十七条 专题会议研究、协调和解决工作中涉及面较大的某项重要问题。会议主要内容包括：研究本会专项工作的部署和落实；协调、处理专项工作中的重要事务。

        第十八条 专题会议根据重要程度和决策需要由理事长或秘书长召集和主持，召集人负责确定参加人员。

        第十九条 专题会议根据工作需要不定期召开。

        第二十条 专题会议的组织、记录、纪要由相关部门负责。会议纪要由主持人签发。会议纪要的主送对象为参会人员、会议议定事项的执行部门、责任人；抄送对象为会议议定事项的配合部门责任人；会议纪要必须抄备一份予办公室存档，保管期限为长期。

第六章 会议的准备

        第二十一条 所有会议筹备责任人和主管部门都应做好相关准备工作，包括拟定会议议程、提案、发言提纲、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、提前通知与会人员等。

第七章  会议纪要

        第二十二条 会议纪要通过记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项，综合概括性地反映了会议的基本精神，能够让与会及相关人员统一认识，从而在会后的工作中贯彻落实。会议纪要应严格按照本制度规定的发送对象发送，严禁私自外传。

第八章  会议决议的执行与反馈

        第二十三条 会议形成的决议，各部门及承办人应认真落实，及时办理，不得积压与推诿。重点工作任务由各部门纳入工作计划，由秘书长办公会议按期督促检查落实。

第九章  附  则

        第二十四条 本制度经基金会理事会通过后施行。

        第二十五条 本制度的修订由秘书长办公会（或专题会）研究提出，报理事长办公会（或专题会）审定后生效。

        第二十六条 本制度的最终解释权属于本会。