第一节 总 则

        第一条  为规范和加强档案管理，更好地利用档案资料，中国古生物化石保护基金会（以下简称“基金会”）对各类档案实行既分散又统一的管理方式。根据国家有关规定和基金会实际情况制定本办法。

        第二条 本办法所称档案，是指基金会各部门在项目、技术、管理和其它各项活动中直接形成的应当归档的、具有保存价值的文字、图表、图片、声像等不同形式的历史记录。

        本办法主要规范基金会文书档案、项目档案、财务档案、设备档案、人事档案、技术资料档案六大类档案的管理工作，并根据具体情况进行更新与完善。

        第三条 办公室负责统筹档案管理工作，提供档案利用服务，对各部门形成的各种文件材料（财务档案除外）的建档工作进行监督指导。各部门设立一名负责本部门建档工作的文档专员，且相互配合做好各类档案的收集、整理、立卷、归档工作。

-办公室负责文书档案、人事档案和设备档案建档

-项目部负责项目档案

-财务部负责财务档案建档

        第四条 各 类档案归口建档部门要建立日常档案整理归档制度，将归档文件材料的形成、积累、整理和归档纳入日常管理工作程序，列入有关人员的职责范围。每项工作、活 动，每个项目完成或告一段落时，有关人员要按照本办法要求将有关文件材料进行完整、准确和系统整理。整个项目或事项完成后（不需跟进），经本部门分管领导 审定签字后，将有关档案移交综合管理中心统一保管。

第二节 档案的归档范围

        第五条 文书档案具体指上级机关下达的各种文件材料和基金会在开展工作活动中形成的各种文件材料。归档范围包括：

        （一）上级机关或有关单位发来的命令、条例、决定、公告、通告、通报、报告、批复、函、意见、会议纪要等文件；

        （二）以基金会理事会、秘书处成文、发文的各种决议、决定、规定、请示、通告、通报、报告、会议纪要、函、意见等文件；

        （三）基金会所形成的各种规章制度、工作简报等文件；

        （四）基金会其他有关行政后勤文件。

        第六条  人事档案归档范围包括劳动合同及补充协议、员工资料、社会保险办理情况等文字材料。

        第七条  设备档案归档范围包括基金会开展工作购置的设备及办公用品等固定资产的有关购买凭证、使用说明、维修指南等资料。

        第八条  项目档案是基金会从事各项活动中直接形成的应当归档的具有保存价值的文字、图表、图片、声像等不同形式的文件材料。归档范围包括：

        （一）项目前期文件材料：前期考察报告、可行性论证报告、项目申请表、项目立项书、审批意见书等；

        （二）项目中期文件材料：合同书、协议书、任务书、计划书、委托书、必要的工作细则、上级业务机关的重要指示、专家建议、有关专业会议的总结和记录、重要 的技术措施、工作进程中重大问题的讨论记录,阶段性总结或报告、年度和季度报告以及项目实施中的考察报告等；

        （三）项目后期文件材料：重要的阶段报告、最终成果报告以及其附图、附表,附件的底稿、底图等。

        第九条  会计档案是基金会在经济管理和会计核算等一系列活动中产生的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计专业资料，是记录和反映基金会经济活动的重要史料和证据。归档范围包括：

        （一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

        （二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、现金出纳账、银行存款账、固定资产卡片、辅助账、其他会计账簿。

        （三）财务报告类：月报、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，企业年度财务决算“会计师事务所审查报告”，专项工程财务决算书，财务处组织汇总的项目承担单位大调查决算等。

       （四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

       （五）通用会计软件、定点开发的会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。

        第十条  技术资料档案归档范围包括基金会及专家委员会开展技术咨询、鉴定、评估、考察等形成的报告、材料等。

第三节 档案的立卷归档要求

        第十一条 各门类档案的质量总要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

        第十二条 归档文件材料必须准确反映基金会项目和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

        第十三条 凡应立卷归档的档案资料任何人不得擅自占有，任意涂改，或用复印件替换，应将完整的原件按时归档。

        第十四条   在办公室登记文号的所有文件和全会性重点工作、重大活动所形成的文书材料，如理事会决议、政府部门批文、项目合同、劳动合同等各文档负责专员必须及时统一归档，且保存正本与复印件各一份。

        第十五条      属于归档的文书材料，各部门文档专员应在每年10月31日以前完成上年度的立卷归档工作。

        第十六条 归档文件组卷原则

        （一）文书档案：按文书类别进行归档。一般以每份文件为一件，文件正本为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件，去文与复文为一件。

        （二）人事档案：按人事职能范围进行归档。

        （三）设备档案：按资产类别归档，大型设备逐一进行归档。

        （四）项目档案：按阶段性（如：年份、进程等）、专题性（如：专题展览、科普知识宣传、科普示范基地）、成套性（如：国内公益类、投资类、海外公益类）等分别归档。文件以项目数量定，一般按一项一卷组卷。重要项目的文件材料应复制配套归档。

        （五）财务档案：按日常财务和项目财务进行归档。会计档案应将一本凭证作为一个保管单位。对于账簿，原则上保持原样，一本账簿作为一个保管单位。会计报表 的整理，是将年报、季报和月报分开，同时也考虑报表的多少来组成保管单位。使用电子计算机进行会计核算的会计档案，应当保存打印件。

        （六）技术资料档案：按专题性进行归档。

        第十七条 卷内文件的排列

        （一）文书档案按问题、时间或重要程度排列，材料排列顺序是：批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

        （二）人事档案按员工姓氏、事项发生时间排列。

        （三）设备档案按设备购置时间排列。

        （四）项目档案按前期、中期、后期等时间阶段排列。

        （五）会计档案按归档材料的保管期限呈递减排列。

        （六）技术资料档案按项目发生时间排列。

        （七）归档文件应文字材料在前、图样在后，图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

        （八）在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下，同一内容的文件材料应按永久、长期、短期分类排列。

        第十八条   案卷封面与卷内目录的编制

        案卷封面应填写案卷题名（简明、准确揭示卷内归档文件材料的内容）、编制单位（填写案卷内归档文件材料的形成单位或主要责任者）、编制日期（填写案卷内归 档文件材料的起止日期）、保管期限（填写其划定的保管期限）、重要性（依据重要性规定填写）。每卷文档应填制目录并放置在案卷文件材料的首页之前。归档文 件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序。

第四节 档案鉴定与销毁

        第十九条 为做好档案管理工作，成立由基金管理中心和综合管理中心有关人员组成档案鉴定委员会，由该委员会负责档案的鉴定与销毁，确定归档文件范围及保管期，指定监销人员等。

        第二十条 对保管期满的档案，由基金会各部门文档专员提出销毁意见（编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、册数、起至年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间）。通过鉴定委员会鉴定后，办理批准手续，基金会秘书长应在档案销毁清册上签署意见，重要文件应报理事长审定。

        第二十一条 档案的重要性分为：不重要、重要、很重要三种。档案的保管期限分永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。

        第二十二条 保管期满但未结清的债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中注明。

        第二十三条 销毁档案时，由档案鉴定委员会指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。

第五节 档案的移交与利用

        第二十四条 工作人员调离工作岗位或退休时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。移交档案时，应编写移交书，办理交接手续，并列明应当移交档案名称、册数、年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。个人不得保存应当归档的公文。

        第二十五条  如单位调阅基金会的档案材料，必须持有该单位介绍信，且一般在会内调阅，不得带走。调阅的档案材料如需翻印或引用，须经基金会领导批准后方可办理。

        第二十六条 档案原则上不得对外借出，如有特殊需要，必须经基金会领导批准。但不得在案卷中划圈、标记、涂改、抽换以及拆散原卷册，并要求限期归还。

        第二十七条 对借出档案，综合管理中心及相关部门文档专员要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，视不同情况，按有关规定进行处理。

第六节 附 则

        第二十八条 有下列行为之一的，根据情节轻重，给予责任人行政处分或罚款。

        （一）损毁、丢失或者擅自提供、抄录、公布、销毁、涂改、伪造档案的。

        （二）将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有。

        （三）玩忽职守，造成档案损失的。

        第二十九条 本办法由中国古生物化石保护基金会制定和解释。

        第三十条 本办法自发布之日起执行。